Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet är ett strukturerat samtal mellan dig som chef och din medarbetare. Syftet är att skapa klarhet i förväntningar, följ upp tidigare överenskommelser, sätta mål för framtiden och stärka medarbetarens utveckling. Den här sidan ger dig konkreta steg för att planera, genomföra och följa upp samtalet på ett professionellt och effektivt sätt.

Syftet med samtalet – att blicka framåt

Medarbetarsamtalet är ett gemensamt tillfälle för dig som chef och medarbetaren att prata om prestation, utveckling och framtida mål. Samtalet kopplar medarbetarens arbete till verksamhetens övergripande mål och skapar en tydlig riktning framåt.

För medarbetaren är samtalet en möjlighet att få återkoppling, påverka sin utveckling och lyfta frågor om arbetsmiljö, arbetssituation och idéer. För dig som chef är det ett viktigt verktyg för att öka förståelsen för medarbetarens kompetens, förutsättningar och behov av stöd.

Fokus ligger på framtiden – på kompetens, kapacitet och vad som behövs för att medarbetaren ska kunna utvecklas och bidra ännu bättre.

Så genomför du medarbetarsamtalet

• Kalla till medarbetarsamtalet. Som chef ansvarar du för att kalla till medarbetarsamtal. Samtalet ska hållas minst en gång per år, och gärna två – där det andra fungerar som uppföljning av överenskommelser och nya behov.

• Boka tillräckligt med tid. Avsätt ordentligt med tid. Ett medarbetarsamtal tar vanligtvis 1–2 timmar. Boka hellre för lång tid än för kort, så att samtalet får ta den plats det behöver. Om samtalet inte tar två timmar så har du som chef möjlig tid för eventuell reflektion kring samtalet för egen del.

• Förbered er. Både chef och medarbetare behöver vara förberedda. Använd helst samma mall och se till att båda vet vad samtalet ska handla om. Ju bättre förberedelser, desto mer ger samtalet. Använd gärna Arbetsgivaralliansens mall om ni saknar en egen.

• Förstärk det som är bra. Som chef behöver du uppmärksamma både utvecklingsområden och styrkor. Utveckling handlar lika mycket om att ta vara på det som redan fungerar bra som att förbättra det som behöver stärkas.

• Gemensam utvecklingsplan. Bestäm tillsammans vilka mål medarbetaren ska ha utifrån verksamhetens övergripande mål för kommande period och kom överens om en gemensam utvecklingsplan.

• Mätbara mål. Det är viktigt att mål som medarbetaren ska arbeta och utvecklas mot är lätta att mäta och också stämmer överens med verksamhetens övergripande mål. Det gör det enklare för både dig och medarbetaren att följa upp när det behövs, inte minst inför nästa medarbetarsamtal.

• Summera Avsluta medarbetarsamtalet med att återberätta vad ni pratat om och summera vad ni är överens om i utvecklingsplanen och/eller annan överenskommelse. Har vi pratat om rätt saker, har vi glömt något, har vi varit tillräckligt öppna och lyssnat på varandra? Kan vi göra något bättre till nästa gång?

• Dokumentera handlingsplan. Eftersom medarbetarsamtalet innebär att ni gemensamt formulerat mål kring medarbetarens fortsatta utveckling, så ska samtalet och det ni kommer överens om dokumenteras i en handlingsplan.

• Dubbla kopior och arkivering. Handlingsplanen ni kommit överens om ska även medarbetaren ha en kopia av. Glöm inte att skapa en rutin för att arkivera dessa på ett bra sätt, gärna digitalt, eftersom planen ligger till grund för kommande samtal.

Så förbereder du dig inför samtalet

• Vad vill och måste du ta upp? Tänk igenom vad du som chef vill ta upp, t.ex. hur medarbetaren fungerar på arbetet, vad är bra/mindre bra, vad kan förbättras? Gå även igenom en bedömning av den sociala kompetensen. Är du ny chef så försök ta reda på vad som sades förra gången, både från medarbetaren och den du efterträder (om möjligt).

• Finns en samtalsmall? Det är bra om det finns en samtalsmall som används av både medarbetare och chef. Skicka ut den till medarbetaren i god tid innan samtalet så att medarbetaren hinner förbereda sig.

• Vad har hänt sedan förra samtalet? Förbered även vad som hänt sedan förra samtalet. Tanken är att ni följer upp det tillsammans.

• Välj en neutral och ostörd plats. Se alltid till att vara på en neutral och ostörd plats för samtalet, t.ex. konferensrum. Om ni sitter i ett kontorsrum, ha då inte ett kontorsbord mellan er utan försök hitta annat sätt att möblera.
• Undvik en fredag. Undvik att ha samtalet på en fredag, det är en stark rekommendation då ert samtal kan röra upp saker och känslor. Medarbetaren måste då få en chans att återkomma ganska snart för att kanske vilja förtydliga något eller få något förtydligat av dig.

Be medarbetaren förbereda sig

• Medarbetaren. Hur ser medarbetaren på sitt arbete och sin vilja till utveckling? Vad har hänt sedan förra samtalet, har förväntningar uppfyllts? Vad beror det på?
• Nuläget. Hur upplever medarbetaren att den nuvarande arbetssituationen är?
• Arbetsmiljön. Vilken syn på arbetsmiljön har medarbetaren?
• Omständigheter. Finns det omständigheter som kan påverka arbetet, som kan vara bra för chefen att känna till? (I första hand arbetsrelaterat men kan vara personligt.)
• Egna mål. Mål och egen vilja till utveckling för den kommande perioden?
• Bra/mindre bra. Vad uppfattar medarbetaren är bra/mindre bra på arbetsplatsen?
• Framtid. Vad vill medarbetaren göra framöver? Tankar om en framtida utveckling?

Psykologin i samtalet

Dialog, inte monolog. Medarbetarsamtalet är medarbetarens tid och du som chef bör lyssna mer än du pratar. Låt därför medarbetaren beskriva sina tankar och funderingar om sin framtida yrkesutveckling. Du som chef kan ge respons genom att presentera dina synpunkter och tankar, utifrån verksamheten.

Var respektfull och kom ihåg berömmet. Tänk på syftet med återkopplingen och hur du vill att det ska uppfattas. Lägg fram återkopplingen på ett respektfullt sätt. Kom framför allt ihåg att beröm behöver komma fram, det skapar motivation hos medarbetaren.

Personligt men inte privat. Viktigt är att göra klart från början vad gränsen går. Det innebär att ni kan prata om personliga saker i den mån de påverkar jobbet. Du kan ge råd och stöd, men det är inte ditt ansvar att lösa medarbetarens privata problem.