Förläggning av semester

Som arbetsgivare ansvarar du för att planera och lägga ut dina anställdas semester. Du ska också se till att de tar ut sina betalda semesterdagar.

Vissa dagar kan sparas till senare år, men minst 20 av de betalda semesterdagarna måste normalt tas ut under semesteråret. Du kan inte komma överens med en anställd om att hoppa över semestern eller få den utbetald i stället.

Du har även skyldighet att påkalla förhandling med de kollektivavtalsslutande fackliga organisationer som har medlemmar på arbetsplatsen innan du fattar beslut om huvudsemesterns förläggning. Företräds den anställda inte av ett fack ska du i stället samråda direkt med den anställda om förläggning av ledigheten.

Vissa kollektivavtal innehåller närmare bestämmelser om hur arbetsgivarens semesterförläggningsbeslut ska fattas. Kom ihåg att titta vad som står i ert avtal.

Spara hur semestern har lagts ut, till exempel i en semesterlista. Då slipper du oklarheter i efterhand.

Du som arbetsgivare bestämmer

När förhandlingen eller samrådet är klart kan du besluta om semestern. Du ska meddela den anställda senast två månader innan ledigheten börjar. Planera därför semestern i god tid.

När ska semestern läggas ut?

Enligt semesterlagen har dina anställda rätt till minst fyra veckors sammanhängande semester under perioden juni–augusti. Det kallas huvudsemester. I speciella fall kan huvudsemestern förläggas till annan tid. Det finns inget som hindar att du och den anställda kommer överens om att semestern tas ut vid en annan tid.

Semesterstängt – vad gäller?

Om din verksamheten stänger under semestern och inte kan sysselsätta en anställd utan intjänad semester, så kan du gå till väga på två olika sätt:

1. Bevilja obetald semester eller tjänstledigt

Det bästa är att komma överens om detta redan vid anställningstillfället och ta in överenskommelsen i anställningsavtalet. Observera att en anställd aldrig kan tvingas ta ut obetalda semesterdagar.

2. Bevilja ledighet utan löneavdrag

I vissa kollektivavtal ges möjlighet att bevilja ledighet utan löneavdrag om inte semestern har tjänats in (se mer om detta under avsnittet Nyanställda och semester).

Mot slutet av varje semesterår är det bra att kontrollera om någon anställd har kvar semesterdagar som inte ska eller kan sparas och därför måste läggas ut.

Förläggning av semester för intermittent arbetande

När en anställd inte arbetar varje dag under arbetsveckan (exempelvis en deltidsanställd arbetar tre av arbetsveckans fem dagar) tillämpas i Arbetsgivaralliansens kollektivavtal nettosemesterdagar. Det innebär att semesterrätten (bruttosemesterdagar) räknas om till nettosemesterdagar som läggs ut de dagar i veckan arbetstagaren skulle ha arbetat. Tanken är att en intermittent arbetande inte ska ha en längre semesterperiod än andra.

OBS! Beräkning av semestertillägg, semesterersättning respektive löneavdrag vid obetald semester ska ske med utgångspunkt från antallet bruttosemesterdagar. Nettosemestermetoden är enbart en metod att förlägga semesterdagar och är ekonomiskt neutral.

Titta i ditt kollektivavtal hur du beräknar nettosemesterdagar.

Semester som inte kunnat läggas ut

Har ni semesterdagar med semesterlön som inte har kunnat läggas ut under semesteråret, exempelvis på grund av sjukdom eller föräldraledighet, och som inte kan eller ska sparas? Tillämpas separata intjänande- och semesterår ska resterande semesterdagar hanteras i enlighet med § 26 a i semesterlagen. Regeln innebär att resterande dagar betalas ut kontant (semesterersättning), dock endast för det antal dagar som tillsammans med det antal dagar som tjänats in under intjänandeåret överstiger 25 (Exempel: 18 dagar resterar och 13 dagar har tjänats in under aktuellt intjänandeår, totalt 31 dagar. Sex dagar (31-25) kan betalas ut kontant).

I de fall sammanfallande intjänande- och semesterår tillämpas betalas alla återstående dagar ut som semesterersättning vid semesterårets slut.