Sätta lön enligt Ledaravtalet

I samarbete med Ledarna har vi här tagit fram en vägledning för dig som är lönesättande chef.

Att sätta lön

Att sätta lön och genomföra lönesamtal är en uppgift som gör ditt chefskap väldigt påtagligt. Du ska bedöma, värdera och kunna förklara för dina medarbetare hur du resonerat. Du ska kunna motivera på vilka grunder du sätter lön och vad medarbetaren kan göra för att påverka sin löneutveckling.

Ansvaret för lönesamtal och lönesättning flyttas idag ofta ut i organisationen. Att närmaste chef får ansvar för lönesättningen är en positiv utveckling, men för att kunna fullfölja uppgiften på ett bra sätt måste ansvaret följas av rimliga förutsättningar. Du behöver till exempel en lönepolicy, lönekriterier och riktlinjer för hur bedömningar och samtal ska gå till. Det innebär att alla medarbetare förstår: 

  • på vilka grunder löner sätts
  • vad som bedöms
  • hur bedömningen går till 

Dina förutsättningar

Lönepolicyn talar om hur lönesättningen ska användas i verksamheten. Den ska utgå från er verksamhetsidé, de övergripande målen och visa vad som är viktigt i er verksamhet.

Lönepolicy

För att lönepolicyn ska bli användbar förutsätts att den är väl känd av alla i organisationen. Det finns inga formkrav som säger att den måste se ut på ett visst sätt eller bestå av ett visst antal sidor. Ett kortfattat men tydligt dokument ökar möjligheten att nå ut.

Exempel på frågor som kan finnas med i en lönepolicy:

  • Vilka som sätter eller lämnar förslag till lön för de anställda
  • Hur insatser och uppnådda resultat belönas i företaget och vem som ska bedöma dessa
  • Förutsättningar för lönerevision 
  • Vilka kriterier som gäller för bedömningen
  • Hur föräldralediga och långtidssjuka ska hanteras

Att välja lönekriterier:

  • Välj lönekriterier som verkligen är betydelsefulla för verksamhetens utveckling och resultat
  • Ett ordentligt förankringsarbete är A och O för att lönekriterierna ska fungera i lönesättningen
  • Diskutera er fram till en gemensam syn på de olika kriteriernas betydelse och innebörd
  • Lägg ner ordentligt med tid på att diskutera innehållet/innebörden i de ord ni valt.
  • Ta inte fram för många kriterier – det är sällsynt att allt är lika viktigt. Ofta kan tre till fyra kriterier vara rätt.

Lönesamtal och andra samtal

Hur förhåller sig lönesamtalet till andra samtal som du har med dina medarbetare? En förutsättning för att lönesättningen ska fungera är att du har en dialog med och ger feedback till dina medarbetare under hela året.

Befattningens innehåll

Uppdraget eller befattningen har av tradition vägt tungt i lönesättningen. Att byta befattning har varit, ibland det enda, sättet att höja sin lön. Idag ser vi att befattningar oftare tar form av uppdrag eller rollbeskrivningar. Många gånger kan medarbetaren själv påverka innehållet utifrån kompetens och intressen.

Bedöm uppdraget:

  • Vilka uppgifter och vilket ansvar innebär arbetet?
  • Hur har ansvaret och innehållet i uppdraget utvecklats/förändrats under perioden?
  • Vilka krav på kompetens ställer det?
  • Ställer det speciella krav på personliga egenskaper?

Vad är kompetens?

Ett sätt att beskriva kompetens är ”en persons förmåga att framgångsrikt utföra ett arbete eller en uppgift”. Enkelt uttryckt förmågan att göra ett bra jobb. Kompetens är något relativt och mycket mer än rena faktakunskaper. Det handlar om att veta, kunna och inte minst att vilja.

Före lönesamtalet

Lönesamtalet kan ibland innebära flera samtal; ett förberedande samtal där ni utvärderar medarbetarens resultat och prestationer och ett samtal som innebär att förmedla ett slutligt lönebesked.

Vem ska du samtala med och vad kom ni överens om vid tidigare samtal?

  • Samla information som personuppgifter, befattning, aktuell kompetensutveckling med mera
  • Var du tydlig med vad din medarbetare skulle åstadkomma för att höja sin lön? Gå tillbaka till de anteckningar du gjorde vid förra lönesamtalet och anteckningar du förhoppningsvis har gjort löpande under året. Ett bra tips är att föra dagbok under året

Vilken återkoppling vill du ge?

  • Det som inte har fungerat – vad leder det till för konsekvenser?
  • Vilka åtgärder behövs?
  • Vad kan du som chef bidra med?
  • Vad förväntar du dig av medarbetaren?

Sammanfatta din motivering

Fundera igenom hur du ska motivera ditt löneförslag och vilka argument du behöver.

Under lönesamtalet

Lönesamtalet kan bli ett samtal som väcker starka känslor. Det är inte ovanligt att din bedömning inte stämmer överens med den bedömning medarbetaren själv gör.  

Var förberedd

Se till att vara väl förberedd inför lönesamtalet. Ju svårare samtalet känns – desto fler förberedelser. Alla samtal går bättre om du har tänkt igenom vad du vill säga. Du ska kunna motivera och beskriva tydligt varför lönen blev som den blev.

Gör kraven tydliga

Som chef måste du kunna ge medarbetaren möjligheter för framtiden. Du ska kunna förmedla vad medarbetaren ska uppnå eller förbättra för att få högre lön. Det är förståelsen för vad som kan göras bättre som leder till utveckling. Försök att förmedla ett sammanhang där medarbetarens roll i företaget blir tydlig. Gör kraven konkreta och begripliga.

Skriv ner det ni kommer överens om

Vad tydlig med dina förväntningar. Bestäm tid för eventuell uppföljning.