Dags att planera semestern

Semestertiden närmar sig. Men när behöver arbetsgivaren vara klar med semesterplaneringen? Och vad gäller när du ska säsongsanställa eller anställa ungdomar?

Semesterledighet är en lagstadgad rättighet sedan 1938 i Sverige och det är semesterlagen som i grund och botten styr ledigheten. Men semestern kan också styras av kollektivavtal eller avtalas mellan arbetsgivare och arbetstagare. Hur avtalen än ser ut har alla rätt till minst fyra veckor sammanhängande semesterperiod, om inte annat är avtalat.

Undvik missnöje och diskussioner

Arbetsgivaren ska lägga ut fyra sammanhängande ledighetsveckor under juni – augusti. Beslut om när semesterperiod är förlagd ska arbetsgivaren ge minst två månader i förväg. Det innebär att arbetsgivare måste påbörja semesterplaneringen i god tid. I mars bör allt vara klart.

Det är inte helt ovanligt att många på samma arbetsplats vill ha semester under samma period. Småbarnsföräldrar kanske kräver ledighet när fritids och förskola håller stängt, någon vill endast ha sammanhängande semester och andra vill sprida ut sin. Följ nedanstående råd för att undvika missnöje och onödiga diskussioner.

Checklista - såhär gör du

  1. Skriv en policy. Fundera igenom vad som är viktigt för din verksamhet och stolpa ner vad det är som gäller vid semesterplanering (läs först i kollektivavtalet hur semesterförläggningen ska gå till). Det kan vara frågor som när planeringen ska vara klar, om vissa grupper ska tas extra hänsyn till eller om det finns en viss period då du vill att huvuddelen av semestern ska förläggas.
  2. Gör en översyn. Hur viktigt är det att din verksamhet rullar på som vanligt? Det kanske är så att du kan dra ner på verksamheten under en period och låta så få som möjligt jobba.
  3. Börja i god tid. Informera dina medarbetare om att börja titta på vilken eller vilka perioder de vill vara lediga. Att använda rullande semesterschema kan vara en bra idé då semesterperioderna blir tydliga.
  4. Samverka. Ha en tanke om hur semesterplaneringen ska se ut men låt alla medarbetare komma till tals i samverkan. Det är viktigt att alla får förståelse för varandras hemmasituationer. Det är enklare att ta på sig ett arbetspass om man vet att kollegan har ett större behov av att vara hemma – just den här gången.
  5. Arbetsgivaren bestämmer. Det är bra om medarbetarna kan vara eniga med hur ledigheten fördelas men kom ihåg att det trots allt arbetsgivaren som bestämmer. Det är arbetsgivarens ansvar att se till verksamhetens behov även under semestertider. Sätt ner foten och förklara varför du tog just det beslutet. Kom dock ihåg att arbetsgivaren måsta fatta beslut om utlägg två månader innan semestern ska böja gälla.Spara gärna semesterläggningsbeslutet avseende sommarsemestern i den mån uppgifterna inte redan sparas i lönesystemet så att det inte uppstår onödiga diskussioner om semesterrättigheter i framtiden med enskilda anställda.
  6. Rättighet och skyldighet. Det är såväl en rättighet som en skyldighet att få och ta ut semestern. All semester som inte kan sparas, ska läggas av arbetsgivaren under semesteråret. Arbetsgivaren bör vid semesterårets slut stämma av om någon anställd har innestående dagar som måste tas ut och se till att den tas ut.

Semester till sommarjobbare

Om en anställning som ska pågå högst tre månaderna kan arbetsgivaren och arbetstagaren komma överens om att betald semesterledighet ej ska ges, utan att semesterersättning i stället ska betalas. För den som är anställd längre tid än tre månader ska betald semesterledighet ges (en annan sak är att semestern inte alltid hinner läggas ut under en kortare anställning, beroende på hur kollektivavtalets regler ser ut).

Detta innebär att för ”sommarjobbare” (som sällan är anställda mer än tre månader), bör normalt avtalas att semesterersättning ska betalas. Hur semesterersättningen beräknas regleras i varje branschs kollektivavtal. Semesterersättningen ska utbetalas senast en månad efter anställningens upphörande. Kontrollera särskilt vad som gäller i ditt kollektivavtal.

Säsongsanställning

Ibland kan det vara aktuellt att anställa så kallade säsongsarbetare. Säsongsarbeten kan vara olika långa men endast utföras under en viss del av året. Exempel på sådana arbeten är turistverksamhet, bärplockning och snöskottning.

Om den säsongsanställde personen har varit anställd på företaget mer än 6 månader under de senaste två åren har hen förträdesrätt till en ny säsongsanställning. Går inte detta måste du som arbetsgivare meddela personen minst en månad före den nya säsongen – skriftligen.

Försäkring för säsongsanställda  

Alla anställda omfattas av avtalsförsäkringarna. Skyddet gäller för alla anställda från och med den första arbetade timmen och den första intjänade kronan oavsett anställningsform, längd på anställning, antalet arbetade timmar eller ålder. Det innebär att även utländska medborgare och skolungdomar omfattas av försäkringar, dock är skyddet begränsat för den som är under 16 år. Ålderpension betalas bara för anställda som under året uppnått 25 års ålder. Informera gärna dina säsongsanställda att på arbetsplatsen finns försäkringar för inkomstförlust som orsakats av arbetsskador, sjukdom och dödsfall.

Kom ihåg att upprätta ett anställningsavtal. Glöm inte bort att även ett muntligt avtal gäller men vissa uppgifter måste anställda få skriftligen.

Läs mer på rådgivningssidorna om semester.