Även om dina medarbetare arbetar hemifrån är det du som arbetsgivare som har ansvaret för arbetsmiljön. Coronaviruset gör att många arbetar hemifrån i stor omfattning och under lång tid vilket ställer krav på dig och ditt ledarskap.
1. Hör av dig
Utan dagliga spontana möten kan det vara svårt att fånga upp hur alla medarbetare mår och upplever situationen. Satsa på individuella samtal för att stämma av läget. Tänk på att i ett videosamtal kan du också fånga upp kroppsspråk och ansiktsuttryck.
2. Tydliga roller och arbetsuppgifter
Det här är extra viktigt för dig som leder på distans, för att eliminera osäkerhet och missförstånd inom gruppen. Det gör att varje medarbetare kan känna sig trygg i vad som förväntas av just honom eller henne.
3. Tillit och uppmuntran
Som chef gäller det att fokusera mindre på hur och när jobbet utförs och mer på faktiska resultat. Konkreta, mätbara mål som följs upp har visat sig öka medarbetarens motivation, snarare än tvärtom. "Tack!" eller "Bra jobbat!" gör jobbet roligare för alla.
4. Ta ansvar för arbetsmiljön
Vid långvarigt arbete på distans, som t.ex. nu under Corona, är det ditt ansvar att försäkra dig om att arbetsmiljön är bra utformad, vad gäller exempelvis ergonomi, teknik och arbetsutrustning. Hur långt det ansvaret sträcker sig beror på typen av jobb och andra saker, exempelvis om ryggproblem finns. Ha en dialog med medarbetaren. Kan ni kanske komma överens om att börja med att hen lånar hem en större skärm eller en stol från jobbet tillfälligt?
5. Mejlen bäddar för missförstånd
Det är lätt att missförstå varandra i ett mejl. Ett korthugget svar som beror på att du har en stressig dag, kanske av mottagaren uppfattas som att du blev irriterad eller agerar oprofessionellt. Är det känsligt, ta det per telefon, eller ännu bättre videosamtal.
6. Gemensamma riktlinjer för kommunikation
Hur och när ska ni kommunicera? Vilka kanaler ska ni använda till vad? Ska ni ha avstämning dagligen eller en gång i veckan? Kom fram till den lösning som passar er och verksamheten bäst. Bestäm också i vilken mån mejl och telefonsamtal utanför kontorstid är OK.
7. Skapa tillfällen att vara sociala
När vi inte kan vara lika sociala med kollegorna är det lätt att känslan av tillhörighet till gruppen minskar. Det kan faktiskt göra att fler ser sig om efter nytt jobb. Prata med varandra om annat än jobbet ibland, kanske i samband med ett annat möte. Eller ta en virtuell fika ihop, t.ex. om någon fyller år.
8. Håll dig lugn
Forskning visar att medarbetare känner av chefens reaktioner. Reagerar du med stress spiller det över på medarbetarna. Därför behöver du fånga upp och bekräfta medarbetarnas oro, och tala om att det här kommer att gå bra. Ett veckomöte, eller veckobrev är kanske på sin plats?
Kontakta gärna din personliga rådgivare på Arbetsgivaralliansen om du har frågor eller funderingar!