Dags att planera inför julledighet

Jul och nyår närmar sig med stormsteg. Nu är det hög tid att planera för semester och ledighet bland anställda.

Semesterledighet är en lagstadgad rättighet sedan 1938 i Sverige och det är semesterlagen som i grund och botten styr ledigheten. Men semestern kan också styras av kollektivavtal eller avtalas mellan arbetsgivare och arbetstagare. Hur avtalen än ser ut har alla rätt till minst fyra veckor sammanhängande semesterperiod, om inte annat är avtalat.

Jul- och nyårshelg

Passa på att lägga ut och bevilja intjänad kompensationsledighet och semester under kommande jul- och nyårshelg i den mån det är möjligt för verksamhetens behov. Av anställd anmäld föräldraledighet måste ni godta så länge ledigheten inte medför en påtaglig störning för er verksamhet.

Sommar

Enligt semesterlagen har arbetstagaren rätt till minst fyra veckors sammanhängande ledighet under perioden juni–augusti (den så kallade huvudsemestern). I mycket speciella fall kan huvudsemestern förläggas till annan tid. Inget hindrar att arbetsgivaren och arbetstagaren kommer överens om att arbetstagaren tar ut sin semester under annan tid.

Beslut om när semesterperiod är förlagd ska arbetsgivaren ge minst två månader i förväg. Det innebär att arbetsgivare måste påbörja semesterplaneringen i god tid. I mars bör allt vara klart.

Undvik missnöje och diskussioner

Det är inte helt ovanligt att många på samma arbetsplats vill ha semester under samma period. Småbarnsföräldrar kanske kräver ledighet när fritids och förskola håller stängt, någon vill endast ha sammanhängande semester och andra vill sprida ut sin. Följ nedanstående råd för att undvika missnöje och onödiga diskussioner.

Checklista - så här gör du

  1. Skriv en policy. Fundera igenom vad som är viktigt för din verksamhet och stolpa ner vad det är som gäller vid semesterplanering (läs först i kollektivavtalet hur semesterförläggningen ska gå till). Det kan vara frågor som när planeringen ska vara klar, om vissa grupper ska tas extra hänsyn till eller om det finns en viss period då du vill att huvuddelen av semestern ska förläggas.
  2. Gör en översyn. Hur viktigt är det att din verksamhet rullar på som vanligt? Det kanske är så att du kan dra ner på verksamheten under en period och låta så få som möjligt jobba.
  3. Börja i god tid. Informera dina medarbetare om att börja titta på vilken eller vilka perioder de vill vara lediga. Att använda rullande semesterschema kan vara en bra idé då semesterperioderna blir tydliga.
  4. Samverka. Ha en tanke om hur semesterplaneringen ska se ut men låt alla medarbetare komma till tals i samverkan. Det är viktigt att alla får förståelse för varandras hemmasituationer. Det är enklare att ta på sig ett arbetspass om man vet att kollegan har ett större behov av att vara hemma – just den här gången.
  5. Arbetsgivaren bestämmer. Det är bra om medarbetarna kan vara eniga med hur ledigheten fördelas men kom ihåg att det trots allt arbetsgivaren som bestämmer. Det är arbetsgivarens ansvar att se till verksamhetens behov även under semestertider. Sätt ner foten och förklara varför du tog just det beslutet. Kom dock ihåg att arbetsgivaren måsta fatta beslut om utlägg två månader innan semestern ska böja gälla. Spara gärna semesterläggningsbeslutet avseende sommarsemestern i den mån uppgifterna inte redan sparas i lönesystemet så att det inte uppstår onödiga diskussioner om semesterrättigheter i framtiden med enskilda anställda.
  6. Rättighet och skyldighet. Det är såväl en rättighet som en skyldighet att få och ta ut semestern. All semester som inte kan sparas, ska läggas av arbetsgivaren under semesteråret. Arbetsgivaren bör vid semesterårets slut stämma av om någon anställd har innestående dagar som måste tas ut och se till att den tas ut.

Ytterligare information om semester finns under våra >>Rådgivningssidor om semester.