Friskis & Svettis lokala förening i Jönköping har fem anläggningar, tre i Jönköping, en i Värnamo och en i Växjö. Personalen är anställd i bolaget, berättar Emilia Thor, Chef för träning och innovation. Träningsanläggningarna var mitt i högsäsongen i februari när Corona-epidemin slog till och möjligheten till korttidsarbete presenterades.
– Vi var ganska tidiga, så det fanns inte så mycket information om hur man skulle göra. Jag kunde ju ingenting om det här med korttidsarbete, så jag fick sätta mig in i frågorna vartefter. Jag bollade en hel del med Anna på Arbetsgivaralliansen under den här tiden. Det var skönt att höra hennes input, inte minst för att få bekräftat att vi tänkte rätt, säger Emilia.
Strategiskt beslut som skulle hålla i längden
Föreningen började med att ställa sig frågan om det var rätt med korttidsarbete för dem och hur länge de i så fall skulle behöva införa det.
– Även om restriktioner kopplade till Corona skulle släppas före sommaren, så bedömde vi att vår verksamhet skulle få fart igen först i september. Därför fattade vi ett strategiskt beslut att införa korttidsarbete direkt och till och med sista augusti.
Vägval inför förhandlingarna med facket
Nästa steg var att upprätta ett avtal om korttidsarbete med det lokala facket, Unionen i deras fall. Inför förhandlingarna konstaterade de först att alla anställda skulle kunna omfattas och planerade hur arbetstiderna skulle kunna förläggas för olika individer. Personliga tränare, PT, har en fast del i lönen från Friskis & Svettis och en rörlig del. I gemensamma diskussioner bedömdes att de skulle kunna fylla upp den fasta delen med uppdrag, så de behövde aldrig inkluderas i avtalet och ansökan.
– Vi valde till slut att förkorta arbetstiderna med 60 procent för alla utom våra PT. Det förenklade det hela tror jag. Receptionspersonalens arbetstider är lättare eftersom de är kopplade till öppettiderna och kanslipersonal har vanliga kontorstider. Vi delade upp det ganska digitalt, på dagar eller halvdagar.
Tillväxtverkets beräkningshjälp ett bra tips
Arbetsgivaralliansen har varit till stor hjälp, berättar Emilia. Annars har informationen på Tillväxtverkets och Unionens webbsidor hjälpt mycket och svarat på 90 procent av alla deras frågor. Eftersom det är nytt för alla inblandade så har man hjälpt varandra. Exempelvis fick hon beskedet att de har viss flexibilitet att förlägga personalens tider så länge den totala arbetstiden är rätt. För dem spelar det alltså ingen roll vilka dagar det handlar om, det kan vara två heldagar ena veckan och fyra halvdagar den andra.
– Jag vill tipsa om Tillväxtverkets beräkningshjälp, där du kan testa dig fram innan ni fattar beslut och skickar in ansökan. Du kan även kolla upp annan fakta som behövs, t.ex. SNI-kod.
Bra respons från fackförbundet för lokalt avtal
Så snart det fanns ett centralt avtal om korttidsarbete genom Arbetsgivaralliansen mejlade Emilia det lokala facket och fick ett rappt svar. De fick bra respons från facket, som var väldigt tillmötesgående och tydliga, berättar Emilia. Hon tror det kan bero på att lösningen är bra för både arbetsgivare och personal.
– Det gick otroligt smidigt för oss! Jag tror jag kontaktade facket en måndag. Förhandlingen tog vi på telefon på en kvart på tisdagen och så mejlade vi till varandra och skrev under samma dag.
Enligt Emilia var det facket som ville skriva in möjligheten att säga upp avtalet på en vecka, vilket passade bra även för Friskis Jönköping om de skulle vilja ändra sig i framtiden. Flexibiliteten menar Emilia är jättebra, inte minst om verksamheten plötsligt drar igång som vanligt igen. Texten som skapade flexibilitet i det lokala avtalet lyder:
"Detta avtal avser lokal överenskommelse om korttidsarbete med statligt stöd. Avtalet gäller from [datum] till och med [datum] 2020 och kan, då korttidsarbetet snabbt kan behöva avvecklas eller förändras vid ändrade förutsättningar, sägas upp med sju (7) dagars ömsesidig uppsägningstid."
Ansökan beviljad och utbetalad på en vecka
Ansökan till Tillväxtverket gick iväg på tisdagen, på onsdagen fick de beslutet och införde direkt korttidsarbete. En vecka senare kom pengarna.
– Hela processen var betydligt smidigare än jag trodde själv när vi började. Jag hade även hjälp av min kollega Magnus Blomgren, som var delaktig från start till mål. Till alla vill jag bara säga: Bättre att göra det nu än att vara efterklok när det är för sent.
En bra relation med personalen underlättar
Det är en ganska stor omställning för personalen, berättar Emilia. Farten försvinner när så stor del av arbetstiden kapas. De första två veckorna kände de att personalen tappade lite energi. Men det lade sig ganska snabbt när de väl etablerat det nya arbetssättet och hittade en ny vardag. Alla hade stor förståelse för att det var bättre att arbetsplatsen finns kvar i framtiden.
– Vår goda relation med personalen underlättade det hela, men det uppstod såklart många frågor om bl.a. semester och kompledighet. Jag är tacksam för att de haft stor förståelse för att situationen är ny även för oss när vi inte kan svara direkt.
Avstämningen är nästa steg
I samband med den beviljade ansökan har de fått reda på att de ska lämna en avstämning av de löner som betalats ut. Ännu är det inte klart hur det ska fungera. Eftersom deras receptionspersonal får OB, så kan lönerna variera lite mellan månaderna. Därför valde de att ange en genomsnittslön i sin ansökan, på inrådan från Tillväxtverket.
– Jag gissar att avstämningen syftar till att korrigera den typen av bedömningar mot det faktiska utfallet. Vi får se, det blir ännu en ny sak att lära sig i spåren av Corona, skrattar Emilia. Kanske blir det nya samtal till Arbetsgivaralliansen.
Emilias bästa tips
- Tveka inte. Gör åtgärderna i tid, vänta inte tills det är för sent.
- Tänk långsiktigt, du kan alltid ändra dig.
- Våga! Det är inte så svårt som du tror.
- Läs på. Det finns mycket jättebra info på nätet och hos olika aktörer, t.ex. Arbetsgivaralliansens sidor om Corona.
- Ta hjälp om du behöver svar på svåra frågor. Facket har varit jättebra, Tillväxtverket har gett bra råd och redovisningsbyrån har hjälpt oss i lönefrågor.